Zaplanuj start od procesów, danych i odpowiedzialności.

Najpierw ustalamy, co ma działać

Liczba filii i egzemplarzy to początek rozmowy. Ważne są także polityki wypożyczeń, rodzaje zbiorów, role pracowników, czytelnia, usługi cyfrowe i urządzenia. Zbieramy informacje o obecnym systemie oraz danych dostępnych do przeniesienia.

Na tej podstawie powstaje zakres wdrożenia i lista sprawdzeń. Oddzielamy konfigurację samego systemu od przyłączenia usług zewnętrznych, takich jak tożsamość, płatności i SMS. Każde połączenie wymaga ustalenia dostępów i odpowiedzialności.

• Struktura placówek i kont personelu.
• Zakres migracji i próbnego importu.
• Integracje, wymagania dostępności i kryteria odbioru.

Chmura albo infrastruktura biblioteki

W modelu SaaS Cloud środowisko działa w chmurze operatora, a biblioteka korzysta z rocznej subskrypcji. Podstawowy pakiet instytucjonalny obejmuje 25 GB przestrzeni i 5 imiennych kont pracowników. Dostępne są dodatkowe konta, pakiety przestrzeni po 25 GB i opcja dedykowanej instancji.

On-Premise oznacza pracę na infrastrukturze instytucji. W obu modelach wycena jest indywidualna. Przy wyborze określamy zasoby, aktualizacje, monitoring, kopie i procedurę odtworzenia. Warunki kont czytelników ustala oferta; przestrzeń dyskowa nie jest limitem miesięcznego transferu.

Próba, odbiór i rozpoczęcie pracy

Przed przełączeniem sprawdzamy uzgodniony zakres na przygotowanych danych. Migracja próbna pozwala ocenić liczności, powiązania, aktywny obieg i salda. Pracownicy poznają czynności potrzebne na swoich stanowiskach.

Plan startu określa moment przeniesienia ostatnich zmian, weryfikację i sposób reakcji na problem. Wsparcie po uruchomieniu działa na zasadach umowy. Dokumentacja i podział odpowiedzialności powinny być dostępne osobom obsługującym bibliotekę oraz środowisko.

Przykład: uruchomienie katalogu i obiegu przed kolejnymi usługami

Biblioteka może najpierw przygotować katalog, konta i obsługę przy ladzie, a dalsze integracje uruchamiać w uzgodnionej kolejności. Ważne, by podstawowe dane i polityki uwzględniały planowane później usługi, na przykład rezerwacje z odbiorem w książkomacie.

Podczas planowania rozdzielamy warunki konieczne do startu od rozszerzeń. Ustalamy osoby odbierające dane, obieg i środowisko oraz sposób zgłaszania problemów. Zespół otrzymuje jasny zakres pierwszego dnia pracy, a biblioteka wie, które elementy są jeszcze objęte dalszym harmonogramem.