Zakres bez luk
Oznacz zakończone obszary spisu tak, aby kolejna osoba mogła kontynuować pracę bez zgadywania.
Poradnik kontroli zbiorów
Skontrum: od zakresu spisu do wyjaśnienia różnic
Skontrum wymaga połączenia ewidencji ze sprawdzeniem zbiorów. Program porządkuje odczyty i różnice, a zespół ustala zakres, sprawdza nietypowe sytuacje i dokumentuje wynik. Przygotowanie procesu przed pierwszym skanowaniem ułatwia zachowanie spójnego obrazu kontroli.
Ruch egzemplarzy pod kontrolą
Zespół powinien wiedzieć, jak uwzględnić książkę zwróconą albo przeniesioną już po rozpoczęciu kontroli.
Różnica wymaga wyjaśnienia
Brak odczytu, nieznany kod i błędna lokalizacja oznaczają różne zadania do sprawdzenia.
Ustal zakres i zasady pracy zespołu
Zapisz, które filie, lokalizacje, inwentarze lub zakresy numerów obejmuje kontrola. Określ osoby odpowiedzialne za spis i wyjaśnianie różnic. Przygotuj plan przejścia przez regały, aby żadna część zbioru nie została pominięta albo policzona bez rozpoznania powtórzenia.
Szczegółowe obowiązki i organizację skontrum odnieś do przepisów właściwych dla placówki oraz jej procedur. Rozporządzenie z 29 października 2008 r. opisuje ewidencję materiałów w bibliotekach ogólnokrajowej sieci bibliotecznej; zakres stosowania trzeba uwzględnić przy przygotowaniu kontroli.
Przygotuj ewidencję i odczyt kodów
Sprawdź, czy egzemplarze mają czytelne identyfikatory i przypisane lokalizacje. Przetestuj skaner na kilku rodzajach etykiet. Przygotuj sposób zapisu egzemplarzy bez kodu albo z oznaczeniem, którego system nie rozpoznaje.
Ustal, jak będą obsługiwane wypożyczenia, zwroty i przeniesienia w czasie spisu. Jeżeli biblioteka pozostaje otwarta, zespół musi wiedzieć, jak odróżnić ruch egzemplarza od rozbieżności. Zanotuj stan i moment rozpoczęcia zgodnie z przyjętym sposobem prowadzenia kontroli.
Skanuj według uzgodnionej kolejności
Pracuj kolejnymi odcinkami regałów i zaznaczaj zakończone obszary. Po każdym odczycie sprawdzaj reakcję systemu. Nieznany kod, powtórzenie lub książka z innej lokalizacji wymagają odnotowania; samo przejście skanerem po etykietach nie kończy kontroli.
Przy odkładaniu książek zachowaj porządek, który pozwoli wrócić do konkretnego miejsca. Trudne przypadki skieruj do wspólnej listy zamiast poprawiać dane bez uzgodnienia. To ułatwi zespołowi rozpoznanie, czy problem dotyczy etykiety, ewidencji czy rzeczywistego położenia.
Wyjaśnij rozbieżności przed zamknięciem
Rozdziel egzemplarze nieodnalezione, obecne w innym miejscu i nierozpoznane w ewidencji. Sprawdź wypożyczenia, transport, naprawę oraz materiały odłożone do opracowania. Brak odczytu jest początkiem wyjaśnienia, a nie automatyczną decyzją o wycofaniu książki.
LibraSystem porównuje spis z ewidencją, pokazuje kategorie różnic i wspiera historię poszukiwań. Status braku, zagubienia oraz wycofania pozostaje rozróżniony. Decyzje dotyczące ubytków dokumentuje się w odpowiednim procesie.
Zachowaj czytelny wynik kontroli
Przed zakończeniem przejrzyj sprawy otwarte i uzgodnione korekty. Zapisz zakres, osoby uczestniczące, wynik i dokumenty przewidziane w procedurze. Ustal dalsze działania dla pozycji, które nadal wymagają wyjaśnienia.
Raport ma pozwolić wrócić do ustaleń bez odtwarzania ich z pamięci. Przy kolejnej kontroli przydadzą się poprzednie wyniki, informacje o odnalezionych egzemplarzach i historia zmian.
Krok po kroku
Przykład: książki nie ma na wskazanej półce
Sprawdź stan ewidencji
Odczytaj bieżący status i historię egzemplarza. Ustal, czy książka jest wypożyczona, w transporcie albo odłożona do naprawy, zanim skierujesz ją do dalszych poszukiwań.
Zweryfikuj położenie
Sprawdź sąsiednie regały, stanowisko obsługi i miejsca przeznaczone na zwroty. Jeśli egzemplarz się odnajdzie, zapisz wynik w odpowiedniej sprawie i wyjaśnij różnicę lokalizacji.
Udokumentuj dalszy krok
Dla nierozstrzygniętego przypadku zachowaj wykonane sprawdzenia i osobę odpowiedzialną za kontynuację. Nie zamykaj sprawy samą zmianą statusu bez informacji, na jakiej podstawie podjęto decyzję.
Pytania i odpowiedzi
Warto wiedzieć
Czy można prowadzić spis przy działającej wypożyczalni?
Zakres LibraSystem obejmuje obsługę obiegu podczas spisu. Przed kontrolą trzeba ustalić sposób rejestrowania ruchu i sprawdzić go w konfiguracji biblioteki.
Co zrobić z nieznanym kodem?
Zapisz przypadek i sprawdź egzemplarz w ewidencji po innych identyfikatorach. Nie twórz automatycznie nowej książki tylko dlatego, że kod nie został rozpoznany.
Czy brak na półce oznacza ubytek?
Nie. Najpierw sprawdź obieg, inne lokalizacje i historię. Wycofanie egzemplarza jest osobną decyzją i wymaga właściwego udokumentowania.
Porozmawiajmy o Twojej bibliotecePokaż nam potrzeby.
Zobacz funkcje skontrumPokaż nam potrzeby.
My pokażemy możliwości.
Przejdziemy przez scenariusze ważne dla Twojej placówki i ustalimy zakres dalszej rozmowy.