Osobna historia egzemplarza
Każda fizyczna sztuka zachowuje własną identyfikację, stan i miejsce.
Ewidencja zbiorów
Każdy egzemplarz z własnym miejscem i historią.
Opis mówi, jaka to publikacja. Ewidencja pokazuje konkretny egzemplarz: jego numer, pochodzenie, wartość, lokalizację i stan. LibraSystem łączy te informacje z obiegiem oraz dokumentami biblioteki.
Wpływ z dokumentem
Nabytki można powiązać ze źródłem finansowania i dokumentacją dostawy.
Zmiany widoczne w czasie
Przeniesienia, braki i wycofanie pozostają częścią historii zbioru.
Oddziel publikację od fizycznej książki
Jeden rekord bibliograficzny może mieć wiele egzemplarzy. Każdy otrzymuje własny numer inwentarzowy, sygnaturę, kod kreskowy lub QR. Karta zawiera właściciela, filię, lokalizację, cenę, źródło finansowania oraz uwagi o stanie.
Historia pozwala sprawdzić przeniesienia, wypożyczenia, zmiany wartości i statusów. Bieżące miejsce może być inne niż filia macierzysta — na przykład podczas transportu albo po zwrocie w innej placówce.
- Hierarchia magazynów, regałów i półek.
- Druk etykiet i obsługa skanerów.
- Tworzenie partii egzemplarzy i import ewidencji.
Powiąż wpływ zbiorów z dokumentem
Zakup, dar i wymiana mają własny kontekst. System obejmuje dostawców, zamówienia zakupowe, dokumenty wpływu, załączniki faktur i źródła finansowania. Przyjęcie dostawy łączy nowe egzemplarze z odpowiednią dokumentacją.
Dla czasopism można prowadzić prenumeraty, oczekiwane numery i kompletność roczników. Rejestr wpływu pomaga wychwycić brak lub powtórzenie numeru, a połączenie z wersją cyfrową pokazuje różne sposoby dostępu.
Brak, zagubienie i ubytek mają różne znaczenie
Brak stwierdzony podczas kontroli może wymagać poszukiwania. Zagubienie dotyczy innego zdarzenia, a wycofanie kończy obecność egzemplarza w aktywnym zbiorze. Osobne statusy pomagają nie mieszać tych sytuacji w raportach.
Dokument ubytku zawiera egzemplarze, wartości i uzasadnienia. Zatwierdzony protokół zachowuje wynik decyzji. Zestawienia nabytków i ubytków pokazują zmiany w księgozbiorze według okresu, filii i źródeł.
Przykład: partia darów do kilku działów
Dostawa może zawierać wiele egzemplarzy, które mają wspólne źródło wpływu, ale trafią do różnych działów. Dokument porządkuje pochodzenie, a karty egzemplarzy przechowują osobne numery, wartości, stan i lokalizacje. Późniejszy raport może pokazać zarówno całą partię, jak i jej podział.
W konfiguracji uzgadniamy serię numeracji, słowniki źródeł i zakres danych wymaganych przy przyjęciu. Przy przenoszeniu wcześniejszej ewidencji sprawdzamy kolizje identyfikatorów. Pozwala to zachować związek między dokumentem wpływu a książką odnalezioną na półce.
Krok po kroku
Od wpływu książki do ewidencji
Rozpoznaj publikację
Wybierz istniejący opis lub opracuj rekord właściwego wydania.
Zapisz egzemplarz
Dodaj numer, kod, pochodzenie, wartość oraz lokalizację książki.
Sprawdź gotowość do obiegu
Przygotuj etykietę i zweryfikuj status oraz widoczność w katalogu.
Pytania i odpowiedzi
Warto wiedzieć
Czy można zachować dotychczasowe numery inwentarzowe?
Takie zachowanie przewiduje import i migracja. Przed wczytaniem trzeba ustalić źródła numeracji, formaty oraz ewentualne kolizje, a następnie sprawdzić wynik na próbce.
Czy dwie kopie tej samej książki mają osobne karty?
Tak. Opis publikacji może być wspólny, lecz każdy fizyczny egzemplarz ma własną identyfikację, stan, lokalizację i historię.
Czy w ewidencji można zapisać źródło finansowania?
Karta egzemplarza i dokumenty wpływu obejmują źródło finansowania. Raporty pozwalają wykorzystać tę informację przy zestawieniu nabytków.
Porozmawiajmy o Twojej bibliotecePokaż nam potrzeby.
Omówmy ewidencję Twoich zbiorówPokaż nam potrzeby.
My pokażemy możliwości.
Przejdziemy przez scenariusze ważne dla Twojej placówki i ustalimy zakres dalszej rozmowy.