Sprawdź zbiory i prześledź każdą rozbieżność.

Wyznacz część zbiorów do sprawdzenia

Zakres spisu można określić według filii, lokalizacji, regałów, numerów inwentarzowych lub sygnatur. Pozwala to zaplanować pracę komisji i wskazać egzemplarze, których dotyczy kontrola. Przed rozpoczęciem warto sprawdzić oznaczenia półek i czytelność kodów.

System zapisuje skład komisji i przebieg skontrum. Poprzednie spisy pozostają dostępne do porównania, dzięki czemu można sprawdzić wcześniejsze rozbieżności i egzemplarze, których wielokrotnie nie potwierdzono.

• Wybrany zakres zamiast przypadkowej listy skanów.
• Powiązanie wyniku z konkretnym egzemplarzem.
• Historia spisów i raportów.

Porównuj skany z ewidencją i obiegiem

Skanowanie kodów zapisuje znalezione egzemplarze. System rozróżnia m.in. pozycje brakujące, nadmiarowe, nieznane kody i książki w niewłaściwej lokalizacji. Informacja o wypożyczeniu lub transporcie pomaga wyjaśnić, dlaczego egzemplarza nie ma na półce.

Moduł przewiduje prowadzenie obiegu podczas skontrum. Warto wcześniej uzgodnić organizację pracy zespołu, aby nowe zwroty, przesunięcia i obszary już sprawdzone były czytelne dla osób wykonujących spis.

Zamień różnice w udokumentowane decyzje

Po zamknięciu powstaje raport różnic i protokół z informacją o komisji, wynikach i listach egzemplarzy. Brak nie musi od razu oznaczać ubytku: można prowadzić poszukiwanie, odnotować odnalezienie albo poprawić lokalizację.

Wycofanie egzemplarza przechodzi przez dokument ubytku z przyczyną i wartością. Wybrane odpisy wymagają zatwierdzenia przez drugą osobę. Rozdzielenie etapów pozwala zachować informację o tym, co stwierdzono podczas spisu i jak zakończono sprawę.

Przykład: egzemplarz odnaleziony w innej lokalizacji

Książka zeskanowana na innym regale nie musi oznaczać błędu ewidencji ani ubytku. Wynik pokazuje różnicę między miejscem oczekiwanym a rzeczywistym. Zespół może sprawdzić historię przesunięć i zdecydować, czy poprawić lokalizację, czy odłożyć egzemplarz na właściwą półkę.

Przed spisem ustalamy sposób oznaczania zakończonych obszarów, obsługę książek bez czytelnego kodu i osoby rozstrzygające różnice. Taki podział pomaga oddzielić rejestrację stanu od decyzji o zmianach w zbiorze oraz zachować czytelny wynik kontroli.